Skip to Content
Trung tâm Trợ giúp📖 Hướng dẫn Sử dụng4a. Mẫu quy trình công việc

Hướng dẫn sử dụng: Mẫu quy trình công việc

1. Định nghĩa và mục đích

  • Tên tính năng: Thư viện mẫu quy trình (Workflow Templates).
  • Nơi sử dụng: Hire Workspace trên web, tại trang Quản lý công việc (/jobs) và tab Công việc trong thư mục.
  • Mục đích: Tạo nhanh các Job có cùng quy trình thực địa mà không phải thiết kế lại từng bước. Hai mẫu hệ thống giúp Hire hình dung cách kết hợp geofence, ảnh, FormX, kho và bán hàng.
  • Giới hạn: Template là bản thiết kế công việc, không phải Job đã lên lịch. Khi dùng mẫu, Hire vẫn phải chọn địa điểm, tài nguyên, lịch làm việc, số người và chi phí cho Job mới.

2. Đối tượng sử dụng và quyền hạn

Người dùngCó thể làm gì?
Thành viên workspace có quyền xemMở thư viện, tìm kiếm, xem trước và chọn mẫu theo quyền truy cập hiện có.
Chủ workspace hoặc người có quyền chỉnh JobLưu Job thành mẫu, đổi tên/xóa mẫu đã lưu và gắn category/tag cho mẫu.
WorkerThực hiện các bước của Job được giao; Worker không chọn hay chỉnh template trong thư viện Hire.

Category và tag lấy từ tính năng Metadata của workspace. Người cần chọn hoặc chỉnh chúng phải có quyền xem các giá trị metadata tương ứng.

3. Thuật ngữ

  • Mẫu hệ thống: Quy trình có sẵn cho BTL Promoter và kỹ thuật lắp camera. Mọi workspace nhìn thấy cùng cấu trúc bước; category/tag được gắn riêng cho từng workspace.
  • Mẫu của workspace: Bản sao quy trình từ một Job đã có. Mẫu tiếp tục tồn tại khi Job gốc bị xóa.
  • Task: Hành động hoặc bằng chứng trong một bước, như check in GPS (geofence), chụp ảnh (photo_proof), điền FormX, giao dịch kho (stock_transaction) hoặc ghi nhận bán hàng (sale).
  • Category/tag của mẫu: Nhãn để tìm và lọc mẫu. Chúng độc lập với metadata của Job gốc sau thời điểm lưu mẫu.

4. Luồng sử dụng

5. Các bước thực hiện

5.1. Tìm một template

  1. Vào Quản lý công việc hoặc tab Công việc của một thư mục, chọn Mẫu quy trình.
  2. Xem hai nhóm: Mẫu theo ngành và Mẫu của workspace. Mỗi thẻ cho biết mô tả và thứ tự các bước.
  3. Gõ vào ô tìm kiếm. Hệ thống so khớp tên mẫu, mô tả, lĩnh vực, tên/mô tả bước và tên category/tag; không phân biệt chữ hoa hay dấu tiếng Việt. Ví dụ ban le tìm được Bán lẻ.
  4. Có thể chọn một category và nhiều tag. Khi chọn nhiều tag, mẫu chỉ cần có một trong số tag đã chọn. Nếu chọn cả category lẫn tag, mẫu phải khớp category và ít nhất một tag.
  5. Chọn Xóa bộ lọc để xem lại toàn bộ mẫu. Nếu không có kết quả, hãy thử từ khóa hoặc bộ lọc khác.

Mẫu hệ thống chưa được gắn category/tag vẫn hiện khi tìm bằng nội dung, nhưng không hiện khi lọc theo category/tag. Bấm biểu tượng tag trên mẫu hệ thống để gắn metadata của workspace.

5.2. Lưu một Job thành mẫu của workspace

  1. Tại danh sách Job, mở menu của Job muốn dùng lại và chọn Lưu thành mẫu.
  2. Đặt tên mẫu. Hệ thống sao chép quy trình các bước từ revision đang hoạt động, cùng category/tag đang gắn với Job.
  3. Mở lại thư viện để đổi tên, gắn/chỉnh category và tag, hoặc xóa mẫu nếu không còn dùng.

Mẫu giữ cấu trúc bước và các thiết lập chung. Tọa độ GPS, ID FormX, kho, vật tư và sản phẩm của Job gốc được bỏ khỏi mẫu vì Job mới có thể dùng địa điểm và nguồn hàng khác. Lịch, chi phí và người được phân công cũng không được sao chép.

5.3. Tạo Job mới từ mẫu

  1. Trong thư viện, xem trước quy trình rồi bấm Dùng mẫu.
  2. Kiểm tra tên, mô tả, category/tag đã được điền sẵn. Bạn có thể sửa metadata cho Job mới mà không làm thay đổi mẫu.
  3. Chọn thư mục, lịch, số người và đơn giá. Form yêu cầu xác nhận đã kiểm tra lịch và chi phí. Đơn giá khởi đầu từ mẫu là 0 để Hire tự quyết định.
  4. Chọn địa điểm Job. Các bước geofence chưa có tọa độ sẽ lấy tọa độ từ địa điểm đã chọn.
  5. Trong Task Builder, hoàn thiện FormX, kho, vật tư/quà và sản phẩm. Dải thông báo cho biết những mục còn thiếu; Job từ mẫu không thể lưu khi còn thiếu các cấu hình này.
  6. Kiểm tra lại toàn bộ quy trình rồi chọn lưu nháp hoặc đăng Job.

Chuẩn bị trước: Tạo category/tag trong Metadata, biểu mẫu FormX, kho, vật tư/quà và sản phẩm phù hợp với workspace. Thư viện template chỉ chọn metadata đã có; không tạo category/tag ngay trong bộ chọn.

5.4. Mẫu BTL Promoter tại cửa hàng

Mẫu tính công theo ca (shift). Thứ tự của mẫu:

BướcWorker thực hiệnHire cần chuẩn bị
1. Nhận quà và vật tưNhận hàng xuất kho, chụp ảnh bàn giao.Kho xuất, quà/vật tư và số lượng.
2. Check in tại cửa hàngXác nhận vị trí bằng GPS.Địa điểm cửa hàng; bán kính mặc định 100 m.
3. Kiểm hàng đầu caĐiền FormX kiểm đếm, chụp khu vực trưng bày.FormX kiểm hàng đầu ca. Không cần giao dịch kho thứ hai.
4. Bán hàngGhi nhận đơn và doanh thu phát sinh.Chọn sản phẩm. Chỉ tiêu mặc định 0 đơn, 0 doanh thu tối thiểu, nên ca không có đơn vẫn có thể báo cáo.
5. Đối soát cuối caGhi số đã dùng, còn lại, chênh lệch và chụp ảnh.FormX đối soát cuối ca.
6. Check out tại cửa hàngXác nhận rời cửa hàng bằng GPS.Địa điểm Job.
7. Trả quà và vật tư dưNhập lại kho nếu còn hàng dư; chụp bàn giao.Kho nhập và vật tư có thể trả. Bước này không bắt buộc khi không có hàng dư.

FormX trong bảng là gợi ý nghiệp vụ; hệ thống không tự tạo các biểu mẫu đó. Dù bước trả hàng không bắt buộc khi Worker thực hiện, Hire vẫn phải cấu hình task kho của bước này trước khi lưu Job từ mẫu.

5.5. Mẫu kỹ thuật lắp đặt camera

Mẫu tính công theo nhiệm vụ (task). Thứ tự của mẫu:

BướcWorker thực hiệnHire cần chuẩn bị
1. Nhận thiết bị và vật tưNhận hàng xuất kho, chụp ảnh bàn giao.Camera, phụ kiện, vật tư và kho xuất.
2. Check in tại nhà khách hàngXác nhận vị trí bằng GPS.Địa điểm khách hàng; bán kính mặc định 100 m.
3. Ghi nhận hiện trạngChụp công tơ điện và vị trí thi công; kiểm nguồn điện, mạng.FormX khảo sát hiện trạng.
4. Lắp đặt cameraGhi vật tư đã dùng và chụp kết quả lắp đặt.FormX ghi vật tư. Không xuất kho lần hai cho cùng vật tư.
5. Kiểm tra và nghiệm thuKiểm nguồn, kết nối, hình ảnh và người tiếp nhận; chụp nghiệm thu.FormX nghiệm thu.
6. Check out tại nhà khách hàngXác nhận rời địa điểm sau nghiệm thu.Địa điểm Job.
7. Trả vật tư dưNhập lại kho nếu còn vật tư chưa dùng.Kho nhập và vật tư có thể trả. Bước này không bắt buộc khi không còn vật tư.

6. Xử lý tình huống thường gặp

Tình huốngNguyên nhân thường gặpCách xử lý
Không thấy mẫu khi lọcMẫu chưa được gắn category/tag đang chọn, hoặc bộ lọc quá hẹp.Xóa bộ lọc; gắn metadata cho mẫu nếu cần.
Không thấy category/tag trong bộ chọnWorkspace chưa có giá trị đó hoặc tài khoản không có quyền xem metadata.Tạo metadata trong phân hệ Metadata hoặc nhờ người quản lý kiểm tra quyền.
Không thể chuyển bước/lưu Job từ mẫuChưa xác nhận lịch/chi phí hoặc còn thiếu FormX, tọa độ, thư mục, kho, vật tư, sản phẩm.Xem thông báo trong form và Task Builder, cấu hình từng mục được liệt kê.
Ca Promoter không có đơnMẫu mặc định không yêu cầu số đơn tối thiểu.Hoàn thành kiểm hàng, đối soát, ảnh và các bước còn lại; không cần tạo đơn giả.
Job gốc bị xóaTemplate chỉ giữ bản sao quy trình.Tiếp tục dùng template trong workspace; kiểm tra lại tài nguyên khi tạo Job mới.

Xem thêm Đăng việc & Duyệt Ứng viên và đặc tả kỹ thuật Workflow Template.

4. Đăng việc & Duyệt Ứng viên4b. Biểu đồ Gantt Timeline