📖 Hướng dẫn Sử dụng: Quản lý Sự cố & Vấn đề Thực địa (Issue Management)
1. 📌 Định nghĩa & Mục đích Tính năng (Overview)
- Tên tính năng: Quản lý Sự cố Thực địa (Issue & Incident Management).
- Phân hệ áp dụng: 🌐 Web Dashboard (Báo cáo, phân công, theo dõi và đóng sự cố).
- Vấn đề giải quyết: Xử lý kịp thời các vướng mắc, trở ngại phát sinh ngoài thực địa (thiếu hàng hóa, hư hỏng vật phẩm, tranh chấp điểm bán, sự cố thời tiết) trước khi làm gián đoạn tiến độ chiến dịch.
- Lợi ích mang lại:
- Ghi nhận sự cố tức thời và liên kết trực tiếp với Folder/Chiến dịch, Điểm bán (Location) hoặc Ca làm cụ thể.
- Phân công rõ ràng người chịu trách nhiệm giải quyết (Assignee) kèm hạn chót (Due Date).
- Thống kê minh bạch tỷ lệ giải quyết sự cố trên BI Dashboard.
2. 👥 Đối tượng Sử dụng & Quyền Hạn (Target Audience & IAM)
| Đối tượng Người dùng | Phân hệ / Màn hình | Quyền hạn & Thao tác được phép |
|---|---|---|
| Workspace Admin / PM | Web Dashboard | Tạo sự cố, phân công nhân sự, đóng sự cố, xóa sự cố |
| Team Lead / Assignee | Web Dashboard | Xem danh sách sự cố được phân công, cập nhật tiến độ in_progress -> closed |
3. 📖 Thuật ngữ & Khái niệm Nghiệp vụ (Glossary)
- Issue Priority: Mức độ ưu tiên của sự cố (
High- Khẩn cấp,Medium- Trung bình,Low- Thấp). - Issue Status: Vòng đời xử lý sự cố (
Open- Mới tạo,InProgress- Đang xử lý,Closed- Đã giải quyết xong). - Assignee: Thành viên trong Workspace chịu trách nhiệm trực tiếp khắc phục sự cố.
4. 🔄 Luồng Trải nghiệm Người dùng (User Flow)
5. 🛠 Các Bước Thực hiện Chi tiết (Step-by-Step Guide)
🔹 Bước 1: Tạo mới Sự cố
- Truy cập vào menu Sự cố (Issues) trong thanh điều hướng hoặc tab Sự cố bên trong trang chi tiết Folder.
- Nhấn nút + Tạo sự cố mới.
- Điền các trường thông tin:
- Tên sự cố: Tóm tắt ngắn gọn vấn đề.
- Mức độ ưu tiên: Chọn
Cao,Trung bìnhhoặcThấp. - Thư mục / Chiến dịch: Chọn folder liên quan.
- Người phụ trách (Assignee): Chọn thành viên trong Workspace.
- Hạn xử lý (Due Date): Ngày giờ cần hoàn tất.
- Nhấn Xác nhận tạo sự cố.
🔹 Bước 2: Theo dõi & Xử lý Sự cố
- Tại danh sách sự cố, sử dụng bộ lọc để lọc theo:
- Trạng thái (
Đang mở,Đang xử lý,Đã đóng). - Mức độ ưu tiên.
- Thư mục hoặc Người phụ trách.
- Trạng thái (
- Nhấn vào sự cố để xem chi tiết và cập nhật trạng thái khi bắt đầu tiến hành xử lý.
🔹 Bước 3: Hoàn tất & Đóng Sự cố
- Sau khi vấn đề đã được khắc phục ngoài thực địa, chuyển trạng thái sự cố sang Đã đóng (Closed).
- Hệ thống tự động ghi nhận thời điểm hoàn tất (
completed_at).
🚨 6. Xử lý Lỗi Thường gặp (Troubleshooting & FAQs)
| Trường hợp Lỗi (Issue) | Nguyên nhân (Root Cause) | Cách Xử lý (Solution) |
|---|---|---|
| Không tạo được sự cố trong Folder | Không đủ quyền issues:create trong Workspace/Folder | Liên hệ Workspace Owner để được cấp quyền quản lý sự cố. |
| Không tìm thấy người cần phân công | Nhân sự chưa được thêm vào Workspace Members | Mời thành viên đó vào Workspace trước khi phân công sự cố. |